전시회 참가를 결정하기 위해선 분명한 목표설정이 필요하며 구체적이고 목표가 없다면 전시회 참여성과 역시 존재하지 않는다. 자사의 마케팅 전략과 전시회 참가 목적, 참관객의 성향, 해당산업의 동향 등을 고려해 전시회 참가 목표를 설정한다.

가. 전시회 참가 목적

< 시장조사 및 TREND 파악 >

- 정보교환

- 제품/ 해당산업분야 발전동향 파악

- 신제품에 대한 반응 파악

< 고객 관계 구축 >

- 기존고객과의 관계 구축 강화

- 새로운 고객 개발, 리스트 확보

- 고객 의견 접수

< 세일즈 >

- 상담 및 계약 창출

- 수출 기회 포착/ 가능성 평가

- 이윤증대

- 구매가능 바이어리스트 확보

< 브랜드 구축 >

- 기업이미지 제고

- 브랜드 포지셔닝 및 리포지셔닝

- 시연을 통한 교육

- 신시장 개척

- 인지도 창출 및 고양

< 유통채널 지원 >

- 협력관계 구축

- 개인적 접촉의 심화 및 발전

- 기존 거래선 지원

< 언론 관계 강화 >

- 언론에 노출 및 기사 게재

- 언론 관계자와의 관계 구축

나. 목표설정 시 고려할 사항

- 목표시장 및 제품의 명확성 파악

- 목표의 수치화 및 구체화

- 투자 가능 금액

- 실현 가능성

- 피드백 자료(과거 전시회 참가 자료)

유명 전시회를 선택하는 것이 좋은 결과를 준다는 생각을 먼저 버려야 한다. 자사의 참가 목표를 달성할 수 있는 전시회를 선정한다는 것은 많은 노력이 필요하다.

가. 전시회 리스트 확보

각국의 전시회 디렉토리, 무역잡지, 인터넷, 관련단체, KOTRA, 무역협회와 같은 유관기관 등 여러 방법을 통해 전시회 리스트를 수집

나. 전시회 정보수집

구체적이고 정확한 정보 입수하는 것이 매우 중요하다.

- 정보수집 대상 : 전시회 판촉물, 전시주최자, 참가업체, 참관객, 경쟁업체 등

- 수집정보내용

* 참고 : 참관객의 전시회 참관 목적

- 정보 입수 (트랜드, 가격, 신제품, 아이디어 등)

- 부대행사 참가 (세미나, 기술 설명회 등)

- 새로운 거래처 발굴 및 기존 거래선 강화

- 상담 및 계약

- 타 업체와의 접촉 모색

- 전시회 참가시 손익의 비교 평가

다. 비판적이고 종합적인 분석

기존 참가 전시회 및 신규 발굴 전시회 모두 분석해야 한다.

급변하는 시장환경의 영향으로 전시회 역시 빠르게 변화하고 있음을 기억해야 한다.

성공적인 전시회 참가를 위해 세부 활동계획을 수립한다.

가. 예산 및 참가 규모 확정

최소한 다음사항을 고려 예산 및 참가 규모를 책정해야 한다.

- 부스 임차 및 서비스 신청

  : 부스 설치 및 철거/ 전기/전화/ 카페트/컴퓨터 등

- 전시품 및 장치

  : 디자인 설계/ 그래픽 제작/ 장치물 보완 및 임차 등

- 운송 및 보관 : 운임/전시품 보관료/ 통관 수수료 등

- 광고 및 판촉물

  : 사전 광고/ 전시회 중 광고 및 판촉/ 폐막 후 광고 및 판촉 등

- 인력고용 : 통역/ 상담 요원/ 보조 요원 등

- 출장 경비 및 잡비 : 항공/ 숙박/ 일비/ 접대비 등

- 기타

- 예비비  

나. 참가신청

< 국내에서 신청할 수 있는 방법 >

- 해당전시 주최측

- KOTRA, 무역협회 및 관련단체에서 한국관 구성 참가

- 전시대행 전문 에이전트

다. 부스 및 장치 계획 수립

- 부스 Concept 결정

- 부스 디자인 및 설계

- 장치물 보완/ 임차/ 제작

- 그래픽 제작

- 부스 설치 및 철거 일정 수립  

라. 광고 및 홍보 계획 수립

광고 및 홍보계획의 수립에 있어 가장 중요한 것은 내방객 유치를 위한 창조적인 발상이 필요하다. 또한 홍보는 전시주최자만이 하는 것으로 오해해선 안된다. 전시회 및 자사의 부스로 방문토록 만드는 것은 주최자 및 참가 업체 모두가 노력해야 하는 것이다.

- 전시회 개최 전 홍보

  Ex) 개별 초정장 발송 / 전화 접촉/ 보도자료/ 무역전문지광고 등

- 전시 기간 중 홍보

  Ex) 디렉토리/ 제품시연/ 판촉물/ 자료배포 등

- 전시회 페막 이후의 홍보

  Ex) 요청 자료 발송/ 전화접촉 등

마. 전시품 운송 및 보관

- 운송방법 : 육상, 해상, 항공 각각 단일 방법과 2가지 이상의 복합 운송

- 운송방법 및 운송업체 선정

- 운송물품 체크(전시품 및 부대용품)

* 주의사항

- 전시회 개최 전 장치 일에 맞춰 전시장에 도착할 수 있도록 할 것

- 핸드 캐리 일 경우 현지 통관 불가 및 지연이 있을 수 있음 유의

- 재 포장이 가능하도록 준비

- 전시품 발송 및 본국으로 반송하는 것까지 업체와 계약 할 것

바. 서비스 신청

일반적으로 참가 신청 시 서비스 신청은 함께 이루어지나 추가 사항의 경우 주최측이 제시한 마감일 까지 신청을 해야 한다. 현장에서 신청할 경우 많은 비용을 지불해야 함을 기억해야 한다.

< 서비스 신청 종류 >

- 각종 사무기기 (PC / 인터넷 / 전화 / 팩스 등)

- 전기 / 수도 / 가스 / 압축공기 등

- 청소 / 경비 / 보험 등

사. 항공 및 숙박 예약

- 항공 및 숙박예약은 사전에 준비

- 전시장과 거리 및 교통편을 고려 숙박 예약 준비

아. 전시장 상담요원 계획

자사 파견 인력 및 외부 전문인력 고용을 미리 계획해야 한다.

- 사전교육을 위한 전시회 참가 매뉴얼 작성

- 통역 및 임시 도우미 정보 수집 및 계약

- 업무 분담 계획

- 사전 교육(전시품 및 상담요령 등)

가. 전시회 개막 전 체크사항

< 출장 전 >

- 참가업체에 적합한 전시참가 매뉴얼 제작 및 당초 계획대로 진행여부 확인

- 전시품 도착 확인

- 현지에서 추가적으로 필요한 물품이 있는지 인보이스 및 패킹 리스트와 대조 확인

- 현금, 여행자 수표, 신용카드 및 준비품 확인

< 현지 도착 >

- 최소한 전시회 개막 3일 전 또는 장치 첫날 현지에 도착

- 발송 전시품이 부스 내에 있는지 확인

- 전시장의 기본사항 확인

- 서비스 신청이 제대로 준비되어 있는지 확인

- 부스 장치를 하는 동안 전시품 및 장치물 정리

- 부스 완성 후 전시품 진열

- 장치 미비사항 및 주요 바이어와 상담일정 확인  

나. 전시회기간 중

< 전시회 Open 전 체크사항 >

- 개막일 최소 1시간 전에 전시장 도착

- 전시품 및 부스 점검

- 상담 요원 및 도우미에게 주의사항 전달

- 판촉물 및 전시품 시연 점검

< 전시회 참가 평가 >

참가 전시회 평가 및 자사의 참가 활동을 평가

< 평가리스트 >

- 목표달성 여부 및 목표의 적절성

- 기획과 예산의 적정성

- 예산집행에서의 문제점과 문제점 발생의 원인 파악

- 참가 전시회 선정의 적절성

- 전시품의 적절성

- 홍보 활동의 성공여부

< 참관객 Follow-up >

- 참관객의 등급 분류 :

확보된 참관객 리스트를 통해 자사에 관심도, 거래성사 가능성이 높은 순으로 등급 분류

- 등급에 따른 적정한 조치 및 관리

- 지속적인 리스트 관리